سالن‌های کنفرانس یکی از نیازهای سازمان ها، ادارات، شرکت‌های دولتی و خصوصی و … می باشد، تجهیزات هر سالن کنفرانس متناسب با نیازها، محیط، هزینه و... متفاوت است.

امروزه سالن های کنفرانس از شکل سنتی خود خارج و با استفاده از تکنولوژی های روز ، به سمت سیستم های دیجیتال و کنترل مرکزی روی آورده اند ازجمله مسائل مهمی که در ساختار یک سالن کنفرانس در نظر گرفته می شود، مواردی مانند مستندسازی ، کنترل مرکزی ، سهولت عملکرد و قابلیت ارتباط با نقاط دیگر را می توان نام برد.

اصلی‌ترین و استاندارد‌ترین تجهیزات یک سالن کنفرانس به شرح زیر می‌باشد‌:

میکروفن کنفرانس

اولـین و اصـلی‌ترین قسمت از تجهیـز سالن کنفـرانس و همایش میکـروفن‌های موجـود در سالـن مـی‌باشـد کـه ایـن مـیکـروفـن‌هـا کیـفیـت و زیـبـایی سـالــن شمـا را به حـضـار و شـرکـت کنندگـان می‌رساننــد، رایـج‌تریـن نـوع میکـروفـن کــنفـرانـس که در سالـن های کنفـرانـس استفـاده می‌شـود میکروفن‌های رومیزی هستند. بعضی از ویژگی‌ها در میکروفن‌های کنفـرانس مانند کاهنـده نـویز، پ‌گیر و قابلیت جابه‌جایـی میکـروفـن جهانـی بوده ولی نکته حائز اهمیت این است که بـتوانیم میکروفن مناسبی را انتخاب کنیم که مناسب ما و نیازهایمان باشد، زیبایی نیز یکی از مهمترین فاکتورهای انتخاب میکروفن مناسب است.


دوربین رباتیک

دوربین‌های رباتیک از انواع هوشمند دوربین‌های پی‌تی‌زد هستند که قابلیت برنامه ریزی و آدرس پذیـری فوق العاده دقیقی دارند. این دوربین ها به جـهت ویژگی خاصشان که دارای قابلیت برنامه ریزی و پریست‌های داخلی هستند و نیز پشتیبانی از پروتکل‌های کنترلی و ارتباطی مختلف امکان کنترل کامـل از طـریق کنترلـرهای خـارجی را فراهم می‌کند همچنین قابـلیت اتصال به سیستـم‌های تصـویربرداری اتـومـاتیک (اتوتـرک) را نیز دارنـد. ایـن دوربیـن‌ها قابـلیت گــردش در تمـام محـورها را داشتـه و مـعمـولا دارای زوم بالایـی بـوده و با داشتــن تنـظیمـاتی مانند فــوکوس خــودکار، تنــظیم اتومـاتیک شـرایط نوری و ... امکان تصویـربـرداری با بالاترین کیفیت را از تمام نقاط و زوایای سالن کنفرانـس فـراهـم می‌کنـد. دوربین های رباتیـک یـکی از کاربـردی‌تریـن تـجهیـزات سـالن همـایـش و کنفرانس است که به طور گسترده‌ای استفاده می‌شوند.


سیستم تصویربرداری اتوماتیک

از دیگر تجهیزات سالن‌های کنفـرانس سیستم تصویر برداری خودکار یا اتوترک می‌باشد. این دستگاه ها معمولا هم به دستگاه مرکزی میکروفـن‌های کنفرانس و هم به دوربین‌های رباتیک نصب شده در سـالـن کـنفـرانس مـتصـل می‌شـود و پـس از برنـامـه‌ریزی اولیه، با روشـن کـردن هـر میکروفـن یـکی از دوربـین‌ها به‌صورت اتومـاتیک و با کمتریـن تاخیـر به سمت آن می‌چرخـد. در این حالت معمـولا دیگر نیازی به اپراتور نمی‌باشد و خروجی آن مستقیم به دستگاه رکوردر جهت مستندسازی متصل می‌شود.

پنل رومیزی

پنل رومیـزی یا وی‌اس‌پی پنل، باکسی است که بر روی میز‌هـای سالـن کنفـرانس، سالـن همـایش و همچنین کلاس‌های درس نصب می‌گـردد و دسترسی‌های مربوط به انواع پـورت‌های صدا و تصویـر، شبکه و بـرق را فراهم می‌کند. این پنل‌های رومیزی معمولا به صورت توکار روی میز کنفرانس نصب می‌شوند و داخل میز قرار می‌گیرند و درب بازشـو دارند که وقتی درب باز می‌شـود پـورت‌هایی که بر روی صفحه پنل وجود دارند بهمراه درب پنل به سمت بیرون باز می‌شود. پنل رومیزی کنفرانس این امکان را به کاربران در سالـن جلسات می‌دهـد تا بتوانند هرگونه محتوا صوتی و تصویری را از طریق اتصـال کامپیوتـر، لـپ تاپ و سایر تجهیـزات الکتـرونیکی پخش کنند. همچنین این ماژول‌ها امکان پخش صدا و ارسال آن به بلندگوهای نصب شده در سالن را فراهم می‌کنند.

صوت جانبی

اتاق کنفـرانس و سالن همایش بسته به ابعـادی که دارد نیازمند سیستم صوت برای پخش هر چه بهتر صدا می باشد. وضوح بالای صدا در سالن کاملا بستگی به صوت جانبی دارد و بدون وجود این سیستم، صـدای خـروجی سیستـم کنفـرانس بسیار ضعیف بوده و نیازهـای شما را برطـرف نـمی کند. اجزای این سیستم صوت جانبی شامل موارد زیر می باشد:
- بلندگوهایی که در سالن نصب می شود
- آمپلی فایر برای تقویت صدا و ارسال به بلندگو
- میکسـر برای تنظیم حجم صدا و دریافت و میکس کردن ورودی‌های مختلف
- میکروفـون بی سیم برای کسانی که دسترسی به کنسول‌های رومیزی ندارند


سیستم کنترل مرکزی

با افـزایش تجهیـزات مـوردنیاز یک سالن کنفـرانـس، کنترل این تجهیزات امری مشکل و زمان‌بر خواهد بود و اپـراتـور نمی توانـد به مـوقع دستـورات لازم را برای کـنترل این تجهیـزات به اجـرا درآورد. سیستم کنترل مـرکزی با استفاده از یک کنترلـر رادیوی قابل حمل به صورت یک صفحه نمـایش لمسی و یا یک تبلت ایـن امــر را به سهولـت انجـام داده اسـت. این موارد قـابـل اجـرا شامـل: خامـوش و روشـن کـردن چراغ‌ها، بالا و پایین آوردن پرده نمایش، کنترل پروژکتور و نمایشگر‌ها، تنظیم سیستم تهویه مطبوع، تنظیم ورودی و خروجـی تجهیـزات صـوتی سالـن نظیـر سوییچـر، ماتـریکس و...، شـروع و پایان ضبـط، کنترل دستی دوربین‌ها و… می باشد.